Die 7 besten Methoden & Techniken für effektives Selbstmanagement

Die 7 besten Methoden & Techniken für effektives Selbstmanagement

Die Zeit ist endlich. Wir haben alle die gleiche Anzahl von Stunden pro Tag. Sie können keine Zeit speichern, ausleihen oder für eine spätere Verwendung speichern. Sie können nur entscheiden, wie sie zugeteilt werden sollen, und sie für Aktivitäten mit höherem Wert als für einen niedrigen Wert ausgeben. Zeitmanagement ist ein Spiel von Entscheidungen: zu verfolgende Projekte, auszuführende Aufgaben und Routinen.

Wenn Sie in Ihrem Leben gute Zeitmanagement-Techniken anwenden möchten, müssen Sie nicht so viele Aufgaben wie möglich in Ihren Tag drücken. Es geht darum, die Arbeitsweise zu vereinfachen, die Dinge schneller zu erledigen und die Dinge besser zu machen.

Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit, um zu spielen, sich auszuruhen und die Dinge zu tun, die Sie lieben. Versuchen Sie nicht, hart zu arbeiten, investieren Sie in intelligentere Arbeit.

Selbstmanagement-Methode 1: Arbeit rund um das Energieniveau organisieren

Produktivität steht in direktem Zusammenhang mit Ihrem Energieniveau. Finden Sie Ihre produktivsten Stunden – die Zeit Ihrer Spitzenenergie – und planen Sie Deep Work für diese Zeiträume. Erledigen Sie Aufgaben mit geringem Wert und mit niedrigem Energieverbrauch (auch als flache Arbeit bezeichnet), z. B. Antworten auf E-Mails oder unwichtige Besprechungen zwischen diesen Stunden.

Selbstmanagement-Methode 2: Priorisiere Aufgaben & Projekte

Zu wissen, wie Sie Ihre Arbeit priorisieren können, ist eine wesentliche Technik des Zeitmanagements. Projekte, ob klein oder groß, benötigen klare Prioritäten. Wenn alles Priorität hat, ist nichts.

Sie möchten zuerst Ihre „wahren Aufgaben“ priorisieren, dh die Aufgaben, die tatsächlich die Nadel Ihrer Ziele bewegen. Verwenden Sie einen Produktivitäts-Hack namens Eisenhower Matrix, um die Suche nach ihnen zu erleichtern.

Hier ist der Schritt für Schritt:

  • Schreiben Sie alle Ihre Aufgaben auf.Machen Sie sich keine Sorgen über die Bestellung (vorerst), schreiben Sie einfach alles, was Sie tun müssen
  • Identifizieren Sie jetzt, was dringend ist und was wichtig ist. Markieren Sie sie nach jeder Aufgabe mit „U“ für „Dringend“ und „I“ für „Wichtig“. Aufgaben können eine, beide oder keine haben. Wenn nicht, müssen Sie sie löschen
  • Jetzt müssen wir den Wert bewerten: Sehen Sie sich Ihre „Ich“ -Aufgaben an und ermitteln Sie die wertvollen Treiber Ihrer Arbeit. Sie möchten herausfinden, welche Aufgaben Vorrang vor anderen haben und wie viele Personen von Ihrer Arbeit beeinflusst werden
  • Der nächste Schritt besteht darin, die Zeit für den Abschluss jeder Aufgabe zu schätzen. Bestellen Sie sie von den meisten Anstrengungen zur geringsten Anstrengung
  • Fügen Sie schließlich die Aufgaben in die Eisenhower-Matrix ein. Sie haben jetzt einen vollständigen Überblick über alle Ihre Arbeitsaufgaben

Selbstmanagement-Methode 3: Automatisiere wiederkehrende Aufgaben & Projekte

Die Technologie ist endlich an einem Punkt angelangt, an dem wir viele unserer täglichen Abläufe automatisieren können. Durch die Automatisierung einiger Aufgaben sparen Sie Stunden pro Woche. Sie können diese Zeit dann für Deep Work oder Pausen nutzen. Ein Teil Ihrer täglichen Aufgaben für den Autopiloten ist der Schlüssel für eine intelligentere Arbeitsweise.

  • Verwenden Sie die Technologie, um sich täglich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, und nutzen Sie die neu gewonnene Zeit für Deep Work oder Ruhe.
  • Hier sind ein paar Aufgaben, die Sie in weniger als 10 Minuten automatisieren können:
  • Erstellen Sie in Gmail vorgefertigte Antworten für E-Mails, die Sie immer wieder schreiben
  • Legen Sie Erinnerungen in Google Kalender fest, damit Sie nie etwas vergessen
  • Lesen Sie Ihr Schreiben automatisch mit Grammarly
  • Verwenden Sie Puffer, um Ihre Social-Media-Beiträge im Voraus zu planen und zu automatisieren
  • Füllen Sie Online-Formulare automatisch mit LastPass aus und speichern Sie alle Passwörter an einem Ort
  • Erstellen Sie Tabellenkalkulationsvorlagen für Berichte, die Sie wöchentlich / monatlich durchführen müssen

Selbstmanagement-Methode 4: Setze zeitliche Begrenzungen

Sie werden produktiver, wenn Sie eine bestimmte Zeit für den Abschluss einer bestimmten Aufgabe reservieren. Deshalb schaffen wir Termine.

Das Parkinson-Gesetz schreibt jedoch vor: „Die Arbeit wird erweitert, um die Zeit zu füllen, die für die Fertigstellung zur Verfügung steht“. Wenn Sie also die Zeit reduzieren, die Sie zum Abschließen einer Aufgabe benötigen, zwingen Sie Ihr Gehirn, sich darauf zu konzentrieren und es abzuschließen.

Legen Sie Fristen fest, auch wenn Sie dies nicht tun müssen. Planen Sie weniger Zeit für die Ausführung von Aufgaben ein und zwingen Sie Ihr Gehirn, sich zu konzentrieren.

Hier ist ein Beispiel:

Sie müssen eine E-Mail überprüfen und beantworten, eine Aufgabe, für die Sie normalerweise etwa 20 Minuten benötigen. Reduzieren Sie die zur Verfügung stehende Zeit auf 10 Minuten, stellen Sie einen Countdown-Timer ein und arbeiten Sie so hart wie möglich daran, ihn zu übertreffen.

Der Timer erzeugt ein Gefühl der Dringlichkeit und treibt Sie dazu, sich zu konzentrieren und effizienter zu sein, auch wenn Sie später zurückgehen müssen und später etwas mehr Zeit benötigen.

Nutzen Sie Termine und Fristen zu Ihrem Vorteil. Auch wenn Sie keine Frist haben, setzen Sie eine. Dein Gehirn wird es anerkennen. Wenn Sie wissen, dass Sie nur eine Stunde Zeit haben, um einen Bericht zu erstellen, wird sichergestellt, dass Sie keine 20 Minuten auf Facebook verschwenden.

Selbstmanagement-Methode 5: Setze zeitliche Begrenzungen

Sie werden produktiver, wenn Sie eine bestimmte Zeit für den Abschluss einer bestimmten Aufgabe reservieren. Deshalb schaffen wir Termine.

Das Parkinson-Gesetz schreibt jedoch vor: „Die Arbeit wird erweitert, um die Zeit zu füllen, die für die Fertigstellung zur Verfügung steht“. Wenn Sie also die Zeit reduzieren, die Sie zum Abschließen einer Aufgabe benötigen, zwingen Sie Ihr Gehirn, sich darauf zu konzentrieren und es abzuschließen.

Der Timer erzeugt ein Gefühl der Dringlichkeit und treibt Sie dazu, sich zu konzentrieren und effizienter zu sein, auch wenn Sie später zurückgehen müssen und später etwas mehr Zeit benötigen.

Nutzen Sie Termine und Fristen zu Ihrem Vorteil. Auch wenn Sie keine Frist haben, setzen Sie eine. Dein Gehirn wird es anerkennen. Wenn Sie wissen, dass Sie nur eine Stunde Zeit haben, um einen Bericht zu erstellen, wird sichergestellt, dass Sie keine 20 Minuten auf Facebook verschwenden.

Selbstmanagement-Methode 6: Setze zeitliche Begrenzungen

Wissen Sie, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden? Die meisten von uns können raten, aber unsere Schätzungen sind normalerweise weit weg. Eine App zur Zeiterfassung kann Ihnen helfen, die Vermutungen zu lösen und echte Daten zu Ihrer Produktivität bereitzustellen.

RescueTime ist eine kostenlose App, die genau erfasst, wie viel Zeit Sie auf dem Computer verbringen. Es ist so einfach, es einzustellen und zu vergessen, und Sie erhalten am Ende der Woche einen Bericht, der Ihre Produktivität einschränkt. Melden Sie sich an, um andere Metriken zu überprüfen, beispielsweise die für die einzelnen Aufgaben aufgewendete Zeit.

Verfolgen Sie Ihre Zeit, um echte Daten über Ihre Arbeit zu erhalten, und entdecken Sie, wie Sie Ihre Produktivität steigern können.

Nach ein paar Wochen werden Sie Muster erkennen und wissen, wo und wie Ihre Zeit läuft. Wenn Sie wissen, wie genau Sie Ihre Zeit einsetzen, können Sie einen Plan erstellen, um Ihre Lecks anzugreifen, und wie Sie diese beseitigen können.

Zeiterfassung ist eine leistungsstarke Technik für das Zeitmanagement, mit der Sie genau prüfen müssen, wie Ihre Arbeit ist und wie Sie sie optimieren können.

Selbstmanagement-Methode 7: Sage auch mal Nein, anstatt Ja

Die meisten CEOs werden Ihnen sagen, dass „Nein“ eine der wichtigsten Techniken des Zeitmanagements ist. „Ja“ zu sagen, kann oft kontraproduktiv sein, insbesondere wenn Sie sich damit einverstanden erklären, Dinge zu tun, die nicht zu Ihrer Arbeit und Ihren Zielen beitragen. Ihre Zeit ist eine begrenzte Ressource und Sie können nicht zulassen, dass Menschen Ihre Agenda im Leben festlegen

Konzentrieren Sie sich darauf, gute Arbeit zu leisten, anstatt alles zu durchbrechen. Qualität gewinnt jeden Tag an Quantität.

Warren Buffet sagte es am besten: „Der Unterschied zwischen erfolgreichen und sehr erfolgreichen Leuten ist, dass sehr erfolgreiche Leute zu fast allem Nein sagen.“

Aber woher wissen Sie, zu welchen Dingen Sie Nein sagen sollten? Was ist, wenn Sie eine lebensverändernde Chance weitergeben? Glücklicherweise hat Buffet eine zweistufige Regel entwickelt, mit der Sie Grenzen setzen und die Entscheidungsfindung verbessern können:

  •  Schreiben Sie zunächst Ihre fünfundzwanzig besten Karriereziele auf. Wenn Sie fertig sind, kreisen Sie die fünf wichtigsten für Sie ein
  • Der zweite Schritt besteht darin, die anderen zwanzig Ziele vollständig zu eliminieren. Gehen Sie voran und streichen Sie sie ab
  • Sagen Sie standardmäßig „Nein“ zu etwas, das nicht zu Ihren Top 5 Karrierezielen beiträgt.

Alles andere als die fünf Ziele, die Sie im ersten Schritt eingekreist haben, sind Ablenkungen, die das erreichen, was Sie wirklich im Leben schätzen. Beginnen Sie also mit Nein zu allem, was nicht zu Ihren „wahren Zielen“ beiträgt.

Selbstmanagement-Methode Zusammenfassung

Setze diese 7 Selbst- & Zeitmanagement-Methoden zukünftig ein, um produktiver zu arbeiten, mehr Aufgaben & To-Do’s erledigt zu bekommen und so deine Ziele schneller zu erreichen.

Liebe Grüße,

Franziska

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